Présentation Totem Magell'Antic

Nom : COMPIN  

Prénom : Gaëlle

Poste : Bureau - Secrétaire

Surnom : Totem

Pourquoi j’ai voulu rejoindre les Magell’Antic ?
J'ai choisi de lister en début d'année pour beaucoup de raisons mais la principale est l'aventure ! Vivre cette formidable expérience entourée de 38 copains, tous réunis autour d'un but commun : faire kiffer l'école. Cette expérience est aussi hyper enrichissante sur pleins de points tant au niveau humain qu’au niveau de connaissances pour l'organisation d'événements.

Pourquoi j’ai choisi ce pôle ?
A mon arrivée dans la liste, je ne savais pas vraiment ce que je voulais faire, je pense que je ne me rendais pas vraiment compte de ce qu'il s'offrait à moi. Quand j'ai réalisé ce qu'on était en train de réaliser : de la préparation de la campagne à la rédaction des programmes, j'ai senti que je voulais pouvoir toucher à tout et participer aux décisions. C'est pour cela que j'ai choisi le bureau. Et pour le poste de secrétaire ? Et bien j'ai toujours beaucoup aimé prendre en note tout ce qui est dit, réaliser des outils pour faciliter le travail de tous, etc, .. Je suis aussi très attachée à l'archivage des événements : c'est grâce à ça qu'on s'améliore et qu'on va toujours plus loin, toujours plus haut vers un BDE mythique

Point du programme que j’aime particulièrement :
Le point qui me tient le plus à coeur dans notre programme est celui des tables rondes (reconduite). Il s'agit d'un événement durant lequel tous les acteurs de l'INSA sont invités à se réunir et discuter autour de thèmes variés ayant attrait à l'école. Pour moi, cela permet d'engager le dialogue entre les différentes parties de l'école et donc de leur permettre de se connaître et d'échanger. Ce dialogue est indispensable pour la vie de l'école car la seule raison pour laquelle l'INSA fonctionne est parce que tous ces acteurs se côtoient et jouent leur rôle. Alors quoi de mieux que de jouer son rôle en connaissant les gens qui nous entourent ?

Bonjour,

Du coup j'ai une question sur le secrétariat en général. Vu que c'est un poste avec des tâches très ponctuelles à l'origine, je suis curieux de savoir ce que tu compte faire au niveau de l'archivage comme tu l'évoques ? Archivage papier, numérique ? Si vous partez sur le deuxième cas avez vous déjà réfléchi à une solution viable ?
Compte-tu également servir d'appui à certains pôles lors de certains événements ou préparation d'événement ?

Et du point du point qui te tiens à cœur, vu que vous mettez tous le même ça rend un peu sceptique... Tu aurais une réponse plus personnelle à donner ?

Tom
Secrétaire
BdE John'ception

PS : J'arrive pas à mettre ma signature auto, je suis chafouin

Hello !
Un petit peu dans la même lignée que le message de Tom, mais le secrétariat est assez peu chargé en mission. Comment tu comptes t'occuper si tu es élue ?

Kombu

Bonjour,

Pour répondre à ta question Tom, pour l'archivage j'ai prévu de reprendre le drive qui est déjà en place. Je verrais durant le début du mandat si le format d'archivage en cours convient aux pôles. Si c'est le cas, je garderai le même format tandis que si cela ne leur convient pas, je verrais avec eux comment l'améliorer.

Ensuite, durant mon mandat je compte servir d'appui dans les pôles qui en ont besoin lors des événements, pour leur préparation et pour le retour sur événement. Je compte également assister le pôle multi sur les tâches simples.

Enfin, pour ce qui est de mon pont préféré de notre programme, je l'ai mis à jour, nous avons eu un soucis de rédaction, veuillez m'en excuser.

Totem

Totem MGTC a écrit:Bonjour,

Pour répondre à ta question Tom, pour l'archivage j'ai prévu de reprendre le drive qui est déjà en place. Je verrais durant le début du mandat si le format d'archivage en cours convient aux pôles. Si c'est le cas, je garderai le même format tandis que si cela ne leur convient pas, je verrais avec eux comment l'améliorer.

Ensuite, durant mon mandat je compte servir d'appui dans les pôles qui en ont besoin lors des événements, pour leur préparation et pour le retour sur événement. Je compte également assister le pôle multi sur les tâches simples.

Enfin, pour ce qui est de mon pont préféré de notre programme, je l'ai mis à jour, nous avons eu un soucis de rédaction, veuillez m'en excuser.

Totem

Coucou,

Et admettons que ce fameux drive ait un problème (hypothèse rare mais possible) surtout que la capacité d'un drive est limitée. Tu ferais quoi ? Version physique ? Serveur privée en ligne ? Par ce que ce serait embétant que tout ce travail soit perdu

Dac je me disais bien que yavait un soucis sur le point préféré

Tom

Salut !

Tu as parlé de "réaliser des outils pour faciliter le travail de tous", est-ce que tu as des exemples concrets à citer ? Parfois les outils proposés par le secrétariat ne sont pas toujours compris ni utilisés par le reste de la liste (je parle par exemple des diagrammes de gantt que nous avons utilisé au BDE et dont l'efficacité et/ou la mise à jour régulière fût très variable au sein des pôles).

Je vois que tu as aussi parlé du pôle multimedia, comment compte tu l'assister ? Tu as déjà des idées en têtes ?

Sinon c'est une bonne situation ça scribe ?

J-Lo

Hello Tom,
En effet, la capacité d'un drive est plutôt restreinte. Pour pouvoir gérer la quantité d'informations sur le drive, je pense à mettre les résumé des archives sur celui-ci et garder sur un disque externe les informations plus précises sur le détail des évènements.
Exemple : si le pôle soirée organise une soirée de l'eloquence, sur le drive je met le titre de la soirée, sa date, sa description courte et sur le disque externe : les thèmes, le nombre de personnes, quelles salles ont été demandées, ...

Hello J-Lo,
Quand je parle de "réaliser des outils pour faciliter le travail de tous" Je pensais plus à des espèces de fiches "Que faire pour...". Par exemple une fiche pour expliquer les démarches à suivre pour réserver la halle des sports. Ca peut même être une fiche type qui sera utilisée par d'autres pôles qu'ils devront remplir eux mêmes afin de communiquer des instructions pendant l'organisation d'un événement.

Enfin, pour ce qui est de l'assistance au pôle multimédia, je pensais à l'assister en partie pour remplir des champs ou coder de la mise en page simple pour l'application du bde. J'ai fais ces tâches pour le site de la liste et ça m'a beaucoup plu donc si je peux l'aider, je le ferais volontier.